Как правильно уничтожать документы

Во время работы отдела кадров документы скапливаются в больших количествах. И если фирма не небольшая, дела растут, как на дрожжах. Тут-то и появляется потребность в уничтожении документов. Кстати, заказать уничтожение документов можно на сайте makulatura-karton.ru. Как устранить документы с истекшим сроком хранения, не все знают кадровики, благодаря этому любят использовать услуги посторонних организаций. Но цена услуг таких профильных компаний необоснованно велика – за устранение нескольких томов вы заплатите минимум тысяч 30. Не лучше ли пустить эти деньги на что-нибудь более продуктивное? Потому, что процедура уничтожения документов не так уж и трудна.

Устранение ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ В законе

Порядок хранения, передачи в архив или уничтожения неактуальных уже документов содержится во многих нормативных актах:

закон 125-ФЗ (о создании и работе архивов);
правила работы архивов от 06.02.2002 (о ведении документации);
указ Минкультуры №558 (о стандартных управленческих документах);
указ Минкультуры №1182 (о сроках хранения);
распоряжение ФКЦБ №03-33/пс (о документах АО).
Из анализа таких правовых актов можно добыть немало ценной информации про то, как законно освободится от макулатуры. Причём устранение документов может выполняться по избранному вами способу:

бумаги можно сжечь;
порвать ручным способом;
применять шредер;
сдать в пункт приёма макулатуры.
К СВЕДЕНИЮ

Варианты: в первых обоих вариантах надо будет составить свободный акт об уничтожении, где прописать место, время уничтожения и ответственного исполнителя. А в последнем – взять накладную или оформить акт приёма-передачи.

ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Перед уничтожением документы сначала необходимо отобрать. Метод процедуры описан в четвёртой главе Постановления 03-33/пс, и он такой:

Первичные ДЕЙСТВИЯ

издаётся указ о создании комиссии;
создаётся экспертная группа;
отбираются документы к уничтожению;
составляется акт.
На основании акта документы можно истреблять.

КОМИССИЯ ПО УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Чтобы узнать, какие документы уже не потребуются и сроки хранения их вышли, необходимо создавать специализированную экспертную группу (ЭК). Если фирма у вас большая и документов скапливается довольно много, комиссию можно сделать постоянную. В обратном случае, если к процедуре уничтожения вы запланировали склоняться раз в году или реже, ЭК можно создавать если потребуется.

В состав ЭК можно включить несколько квалифицированных человек, которые и будут решать – потребуются в дальнейшем какие-нибудь документы из уничтожаемых, или нет. Чтобы подстраховаться можно позвать профессионала Росархива.

Как исключительно с составом сформировались, готовим указ вот подобного плана. В приказе прикрепляем:

создание ЭК;
состав комиссии.
С приказом знакомим всех членов комиссии.